ระบบจัดการสัญญาเช่า (Contract Management System)
ในปัจจุบันธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการให้เช่า ไม่ว่าจะเป็นอสังหาริมทรัพย์ อุปกรณ์ หรือพื้นที่ใช้สอย ล้วนต้องมีการจัดทำและจัดเก็บ “สัญญาเช่า” เพื่อกำหนดเงื่อนไขและข้อผูกพันระหว่างผู้ให้เช่าและผู้เช่า การบริหารจัดการสัญญาเช่าในรูปแบบเอกสารกระดาษอาจทำให้เกิดปัญหาการค้นหาเอกสารล่าช้า การลืมต่อสัญญา หรือการเก็บข้อมูลไม่ครบถ้วน ดังนั้น การใช้ Web App ระบบจัดการสัญญาเช่า จึงเป็นโซลูชันที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ตรวจสอบได้ง่าย และลดความเสี่ยงจากการจัดการเอกสารด้วยตนเอง
ฟีเจอร์หลักของระบบ
- จัดเก็บข้อมูลสัญญาเช่าอย่างเป็นระบบ
- เก็บรายละเอียดผู้เช่าและผู้ให้เช่า
- บันทึกเงื่อนไขการเช่า ระยะเวลา และราคาค่าเช่า
- จัดเก็บไฟล์เอกสารสัญญาในรูปแบบดิจิทัล
- ระบบแจ้งเตือนวันหมดอายุ
- แจ้งเตือนอัตโนมัติก่อนวันหมดสัญญา
- ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือ SMS เพื่อป้องกันการลืมต่อสัญญา
- ค้นหาและกรองข้อมูลได้รวดเร็ว
- ค้นหาตามชื่อผู้เช่า รหัสสัญญา หรือประเภททรัพย์สิน
- กรองข้อมูลตามสถานะ เช่น “กำลังใช้งาน”, “ใกล้หมดอายุ”, “หมดอายุแล้ว”
- ระบบต่อสัญญาออนไลน์
- ทำสัญญาฉบับใหม่โดยคัดลอกข้อมูลเดิมและแก้ไขเฉพาะส่วนที่เปลี่ยนแปลง
- เซ็นเอกสารสัญญาแบบดิจิทัล (Digital Signature)
- รายงานและสถิติ
- แสดงรายงานจำนวนสัญญาเช่าทั้งหมด
- สรุปจำนวนสัญญาที่ต้องต่อในเดือนนั้น
- กราฟ Timeline การหมดอายุสัญญา
ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับ
- ลดความเสี่ยงจากการลืมต่อสัญญา
- ลดการใช้กระดาษและพื้นที่เก็บเอกสาร
- เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
- ช่วยให้ทีมงานและผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่
สรุป
ระบบจัดการสัญญาเช่า (Contract Management System) เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจด้านการเช่ามีความเป็นระบบมากขึ้น สามารถติดตามสถานะสัญญาได้แบบ Real-time พร้อมแจ้งเตือนการต่อสัญญาอัตโนมัติ ลดความผิดพลาด และเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน เหมาะกับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ บริษัทให้เช่าอุปกรณ์ หรือบริการให้เช่าทุกประเภท
