สร้างระบบสนับสนุนลูกค้า (Helpdesk & Ticketing System)
ทำไมธุรกิจควรมีระบบ Helpdesk?
ในยุคที่ลูกค้าคาดหวังการดูแลอย่างรวดเร็วและโปร่งใส ระบบ Helpdesk & Ticketing System คือเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการคำร้องเรียน การแจ้งปัญหา และคำถามจากลูกค้าได้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะธุรกิจที่มีทีมสนับสนุนมากกว่า 1 แผนก
ฟีเจอร์หลักของระบบ Helpdesk
1. เปิด Ticket การแจ้งปัญหา
- ลูกค้าหรือพนักงานสามารถสร้าง Ticket ได้ผ่านฟอร์มหรือแชต
- ใส่หัวข้อ รายละเอียด หมวดหมู่ และแนบไฟล์ได้
2. แบ่งตามแผนกหรือหมวดหมู่
- เช่น ฝ่ายขาย, ฝ่ายเทคนิค, บัญชี ฯลฯ
- ระบบจัดส่ง Ticket ให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องอัตโนมัติ
3. ติดตามสถานะของ Ticket
- เช่น รอดำเนินการ, กำลังดำเนินการ, แก้ไขแล้ว, ปิดเคส
- ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสถานะได้ด้วยตนเอง
4. ระบบตอบกลับและบันทึกประวัติ
- ทีมงานสามารถตอบกลับลูกค้าใน Ticket
- บันทึกข้อความทั้งหมดใน Timeline เพื่อย้อนดูได้
5. แจ้งเตือนแบบ Real-Time
- แจ้งผ่านอีเมล, LINE, หรือ Notification ภายในระบบ
- ปรับแต่งการแจ้งเตือนได้ตามบทบาท
ประโยชน์เชิงธุรกิจ
| ประโยชน์ | รายละเอียด |
|---|---|
| เพิ่มความพึงพอใจลูกค้า | ลูกค้ารู้สึกได้รับการดูแล และติดตามปัญหาได้ |
| ลดความสับสนในทีม | จัดลำดับความสำคัญของเคส และป้องกันเคสซ้ำซ้อน |
| ติดตามประสิทธิภาพทีม | ดูสถิติการตอบกลับและเวลาปิดเคสแต่ละแผนก |
| รองรับการขยายตัว | ระบบสามารถปรับใช้ในองค์กรขนาดเล็กจนถึงองค์กรใหญ่ |
