ระบบจัดการเอกสารดิจิทัล (Document Management System – DMS)
ในยุคที่องค์กรต่างต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล การจัดการเอกสารด้วยกระดาษหรือวิธีดั้งเดิมเริ่มไม่เพียงพออีกต่อไป
Document Management System (DMS) คือคำตอบของการเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ ค้นหาง่าย ปลอดภัย และสามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา
ความสามารถหลักของระบบ DMS
1. อัปโหลดเอกสาร (Upload)
- รองรับไฟล์ PDF, Word, Excel, ภาพ ฯลฯ
- แสดงขนาดไฟล์, วันที่อัปโหลด, ผู้ที่อัปโหลด
2. การจัดหมวดหมู่ด้วยโฟลเดอร์ (Folder Management)
- สร้างโฟลเดอร์/ซับโฟลเดอร์ได้ไม่จำกัด
- กำหนดชื่อโฟลเดอร์และสีสำหรับแยกประเภท
3. การตั้งสิทธิ์เข้าถึง (Access Control)
- ผู้ใช้แต่ละคน/แต่ละกลุ่มมีสิทธิ์เฉพาะ เช่น “ดูได้อย่างเดียว”, “แก้ไขได้”, หรือ “ลบได้”
- แสดง log การเข้าถึง
4. แชร์เอกสาร (Sharing)
- แชร์ภายในระบบ หรือสร้างลิงก์ชั่วคราว
- กำหนดวันหมดอายุลิงก์และรหัสผ่าน
5. Version Control
- เก็บประวัติการแก้ไขเอกสาร
- ย้อนกลับเวอร์ชันก่อนหน้าได้
6. ค้นหาเอกสารได้ง่าย (Search & Filter)
- ค้นหาตามชื่อไฟล์, ผู้สร้าง, วันที่, หรือประเภท
- รองรับระบบ tag เพื่อจัดกลุ่มเอกสาร
ตัวอย่างการใช้งาน
- ✅ แผนกบุคคลเก็บไฟล์ใบสมัครพนักงาน
- ✅ แผนกบัญชีแชร์ใบเสนอราคา / ใบแจ้งหนี้
- ✅ ฝ่ายบริหารติดตามรายงานต่าง ๆ โดยไม่ต้องพิมพ์กระดาษ
ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับ
| ประโยชน์ | รายละเอียด |
|---|---|
| ลดความเสี่ยงสูญหาย | ไม่ต้องกลัวเอกสารหาย/ชำรุด |
| เพิ่มความเร็วในการค้นหา | ค้นหาภายในไม่กี่วินาที |
| ควบคุมสิทธิ์ได้แม่นยำ | เอกสารสำคัญเข้าถึงเฉพาะผู้มีสิทธิ์ |
| ประหยัดพื้นที่และค่าใช้จ่าย | ไม่ต้องพิมพ์หรือเก็บเอกสารกระดาษ |
