HR Compliance Checklist: ระบบ HR ที่ดีต้องไม่ตกมาตรฐาน
ทำไม “Compliance” ถึงสำคัญในระบบ HR?
การบริหารทรัพยากรบุคคลไม่ใช่แค่การจัดการคน แต่ยังเป็นการจัดการ ความเสี่ยงทางกฎหมาย และ ภาพลักษณ์องค์กร ด้วย หากระบบ HR ไม่สอดคล้องกับกฎหมายหรือมาตรฐาน อาจนำไปสู่:
- ค่าปรับจากการละเมิด PDPA หรือแรงงาน
- ความเสียหายจากการคำนวณภาษีผิด
- ข้อมูลรั่วไหล
- ความไม่น่าเชื่อถือในการตรวจ ISO หรือการประเมินองค์กรจากภายนอก
HR Compliance Checklist ที่ระบบ HR ควรรองรับ
🔒 1. PDPA (กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล)
- การขอความยินยอม (Consent)
- การจัดการข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัย
- การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล
- การลบข้อมูลตามคำร้องขอ
⚖️ 2. กฎหมายแรงงาน
- การจัดการเวลาเข้างาน–ออกงาน (Time Attendance)
- การคำนวณค่าล่วงเวลา, วันลา, วันหยุดประจำปี
- ระบบสัญญาจ้างและหนังสือเตือน
- ระบบอนุมัติที่โปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้
💰 3. ภาษีและประกันสังคม
- การคำนวณเงินเดือนและภาษี ณ ที่จ่ายอย่างถูกต้อง
- การส่งข้อมูลแบบ ภ.ง.ด.1, ภ.ง.ด.91
- การออกรายงาน สปส.1-10, รายงานแจ้งเข้า–แจ้งออก
📋 4. ISO 9001 / ISO 30414 / CSR / ESG
- การมี Log การเข้าถึงข้อมูล (Audit Trail)
- การเก็บเอกสารประวัติพนักงานอย่างเป็นระบบ
- ระบบประเมินผลและอบรมที่สามารถออกรายงานตามเกณฑ์ได้
- ระบบวัด Core Values และ Employee Engagement
🔧 ฟีเจอร์สนับสนุน Compliance ที่ควรมีในระบบ HR
| ฟีเจอร์ | รองรับมาตรฐาน | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| การเข้ารหัสข้อมูล | PDPA, ISO | AES-256 bit |
| การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ | PDPA | HR เท่านั้นเข้าถึงข้อมูลเงินเดือน |
| ฟอร์มประเมินพร้อมล็อกเวลา | ISO | กำหนดช่วงเวลาให้กรอกแบบประเมิน |
| Export รายงานอัตโนมัติ | ภาษี/สปส./CSR | ภ.ง.ด.1, รายงาน OT, Engagement Report |
สรุป
ระบบ HR ที่ดีไม่ใช่แค่ “ใช้งานได้” แต่ต้อง ใช้งานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย และสอดคล้องกับมาตรฐานการบริหารยุคใหม่
การมี HR Compliance Checklist ไม่เพียงแค่ลดความเสี่ยง แต่ยังเป็น จุดแข็ง ที่องค์กรสามารถใช้ในการประเมินผล สร้างความเชื่อมั่น และขับเคลื่อนธุรกิจให้ยั่งยืน
