ความปลอดภัยของข้อมูลใน HR Software: ปกป้องข้อมูลพนักงานอย่างไรให้มั่นใจ

ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลคือทรัพย์สินที่มีค่า การปกป้องข้อมูลพนักงานใน HR Software จึงเป็นเรื่องที่สำคัญยิ่งกว่าที่เคย ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน ข้อมูลบัญชีธนาคาร ประวัติการทำงาน หรือแม้แต่ข้อมูลสุขภาพ ล้วนเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและต้องได้รับการดูแลเป็นพิเศษ หากข้อมูลเหล่านี้รั่วไหลหรือไม่ได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม อาจนำไปสู่ความเสียหายต่อทั้งพนักงานและองค์กร

บทความนี้จะเจาะลึกถึงมาตรการด้านความปลอดภัยที่ควรมีใน HR Software มาตรฐานการปกป้องข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น PDPA) และเหตุผลที่ธุรกิจควรเลือกใช้ผู้พัฒนาที่มีความเชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลพนักงานของคุณจะได้รับการปกป้องอย่างดีที่สุด

ทำไมความปลอดภัยของข้อมูลใน HR Software ถึงสำคัญ?

ข้อมูลพนักงานไม่ใช่แค่ข้อมูลทั่วไป แต่เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่กฎหมายให้ความคุ้มครอง การละเลยหรือไม่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของข้อมูลใน HR Software อาจนำไปสู่ผลกระทบร้ายแรง:

• ความเสียหายต่อชื่อเสียงองค์กร: หากข้อมูลพนักงานรั่วไหล อาจทำให้องค์กรสูญเสียความน่าเชื่อถือในสายตาของพนักงาน ลูกค้า และคู่ค้า
• ความรับผิดทางกฎหมาย: องค์กรมีหน้าที่ตามกฎหมายในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล หากไม่ปฏิบัติตาม อาจต้องเผชิญกับบทลงโทษทางแพ่งและอาญา
• ความเสียหายทางการเงิน: การรั่วไหลของข้อมูลอาจนำไปสู่การฟ้องร้อง การปรับ หรือค่าใช้จ่ายในการแก้ไขปัญหา
• ผลกระทบต่อขวัญกำลังใจพนักงาน: พนักงานอาจรู้สึกไม่ปลอดภัยและขาดความไว้วางใจในองค์กร หากทราบว่าข้อมูลส่วนบุคคลของตนไม่ได้รับการปกป้องอย่างเหมาะสม

มาตรการความปลอดภัยที่ควรมีใน HR Software

เพื่อให้มั่นใจว่า HR Software ของคุณปลอดภัย ควรพิจารณามาตรการด้านความปลอดภัยเหล่านี้:

• การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption): ข้อมูลที่ถูกเข้ารหัสจะถูกแปลงเป็นรูปแบบที่ไม่สามารถอ่านได้ หากไม่มี “กุญแจ” ในการถอดรหัส การเข้ารหัสข้อมูลทั้งในขณะที่ใช้งาน (Data in Transit) และในขณะที่จัดเก็บ (Data at Rest) เป็นสิ่งจำเป็น
• การควบคุมการเข้าถึง (Access Control): กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามบทบาทหน้าที่ของแต่ละบุคคล เช่น HR อาจเข้าถึงข้อมูลพนักงานได้ทั้งหมด ในขณะที่ผู้จัดการแผนกอาจเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลของลูกทีมตนเอง
• การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย (Two-Factor Authentication – 2FA): เพิ่มความปลอดภัยในการเข้าสู่ระบบอีกขั้น โดยกำหนดให้ผู้ใช้ต้องยืนยันตัวตนด้วยรหัสผ่านและรหัสที่ส่งไปยังโทรศัพท์มือถือ หรืออีเมล
• การตรวจสอบกิจกรรม (Audit Logs): บันทึกการเข้าถึง การแก้ไข หรือการลบข้อมูลทั้งหมด เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ในกรณีที่เกิดปัญหา
• การสำรองข้อมูล (Data Backup): สำรองข้อมูลเป็นประจำและเก็บสำเนาไว้ในสถานที่ปลอดภัย เพื่อให้สามารถกู้คืนข้อมูลได้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน เช่น ระบบล่ม หรือถูกโจมตีทางไซเบอร์
• การอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอ (Regular Software Updates): ผู้พัฒนาซอฟต์แวร์มักจะปล่อยอัปเดตเพื่อแก้ไขช่องโหว่ด้านความปลอดภัย การอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอจึงเป็นสิ่งสำคัญ
• การทดสอบการเจาะระบบ (Penetration Testing): ทดสอบระบบอย่างสม่ำเสมอเพื่อค้นหาช่องโหว่ด้านความปลอดภัยและแก้ไขก่อนที่ผู้ไม่หวังดีจะเข้ามาโจมตี

มาตรฐานการปกป้องข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

องค์กรที่เก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน ต้องปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง เช่น:

• พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA): กฎหมายไทยที่กำหนดหลักเกณฑ์ในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล หากไม่ปฏิบัติตาม อาจต้องเผชิญกับบทลงโทษทางแพ่ง อาญา และปกครอง
• General Data Protection Regulation (GDPR): กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (EU) หากองค์กรของคุณมีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลของพลเมือง EU คุณต้องปฏิบัติตาม GDPR

ทำไมต้องเลือกผู้พัฒนา HR Software ที่มีความเชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย?

การเลือกผู้พัฒนา HR Software ที่มีความเชี่ยวชาญด้านความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญ เพราะ:

• มีความรู้ความเข้าใจในภัยคุกคาม: ผู้พัฒนาที่มีประสบการณ์จะเข้าใจถึงภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้นกับระบบ HR และสามารถออกแบบระบบให้มีความปลอดภัยตั้งแต่แรก
• มีมาตรการความปลอดภัยที่ครบถ้วน: ผู้พัฒนาที่เชี่ยวชาญจะนำเสนอมาตรการความปลอดภัยที่ครอบคลุม ทั้งในด้านเทคนิคและกระบวนการ
• มีการอัปเดตและสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง: ผู้พัฒนาที่ดีจะมีการอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอเพื่อแก้ไขช่องโหว่ และมีทีมสนับสนุนที่พร้อมให้ความช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา
• ปฏิบัติตามมาตรฐานสากล: ผู้พัฒนาที่น่าเชื่อถือจะปฏิบัติตามมาตรฐานสากลด้านความปลอดภัยของข้อมูล และได้รับการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

สรุป

ความปลอดภัยของข้อมูลใน HR Software ไม่ใช่เรื่องที่ควรมองข้าม องค์กรควรให้ความสำคัญกับการเลือกใช้ระบบที่มีมาตรการความปลอดภัยที่ครบถ้วน ปฏิบัติตามกฎหมายและมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง และเลือกผู้พัฒนาที่มีความเชี่ยวชาญ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลพนักงานของคุณจะได้รับการปกป้องอย่างดีที่สุด