ระบบติดตามและอนุมัติงบประมาณ (Budget Approval System)
ระบบติดตามและอนุมัติงบประมาณ (Budget Approval System) เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความซ้ำซ้อนของขั้นตอนการอนุมัติ และเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งบ ระบบนี้เหมาะสำหรับหน่วยงานภาครัฐ เอกชน สถาบันการศึกษา หรือองค์กรที่ต้องการควบคุมการใช้งบให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้
คุณสมบัติหลักของระบบ
- ส่งคำขอใช้งบ (Budget Request Submission)
- ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียดคำขอ เช่น วัตถุประสงค์, จำนวนเงิน, หน่วยงานที่รับผิดชอบ
- แนบเอกสารประกอบ เช่น ใบเสนอราคา, สัญญา
- กระบวนการอนุมัติ (Approval Workflow)
- ระบบกำหนดขั้นตอนอนุมัติได้หลายระดับ (Multi-level Approval)
- แจ้งเตือนผู้อนุมัติผ่านอีเมลหรือระบบ Notification
- ติดตามสถานะ (Budget Tracking)
- แสดงสถานะคำขอ เช่น รออนุมัติ, อนุมัติแล้ว, ปฏิเสธ
- มีประวัติการอนุมัติและเหตุผลประกอบ
- รายงานและวิเคราะห์งบ (Budget Report & Analytics)
- แสดงรายงานสรุปการใช้งบตามหน่วยงาน/โครงการ
- กราฟแสดงการใช้งบเทียบกับงบที่ได้รับ
- ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
- ระบบกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่ง
- เก็บบันทึก Log การใช้งาน
ประโยชน์ที่ได้รับ
- ลดเวลาการดำเนินงานและความล่าช้าในการอนุมัติงบ
- เพิ่มความถูกต้องของข้อมูลและเอกสารประกอบ
- ทำให้การติดตามและควบคุมการใช้งบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้รวดเร็วจากข้อมูลสรุปและการวิเคราะห์
ตัวอย่าง Flow การทำงาน
ผู้ขอใช้งบ → ส่งคำขอ → ผู้อนุมัติระดับ 1 → ผู้อนุมัติระดับ 2 → อนุมัติสำเร็จ → บันทึกและสร้างรายงาน
สรุป
ระบบติดตามและอนุมัติงบประมาณเป็นโซลูชันที่ช่วยให้การบริหารงบประมาณในองค์กรเป็นไปอย่างมีระเบียบ โปร่งใส และมีประสิทธิภาพ โดยสามารถปรับแต่งขั้นตอนอนุมัติให้เหมาะสมกับนโยบายของแต่ละองค์กร ทั้งยังช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมการใช้งบและวางแผนการเงินได้แม่นยำยิ่งขึ้น
